Facturi, contracte cu furnizorii, contracte de muncă, rapoarte contabile, declaraţii fiscale: mii de documente se adună în fiecare lună în bibliorafturile unei companii în creştere. 

Nu doar spaţiul de depozitare poate deveni o problemă: uneori îţi poate lua ore întregi să găseşti un singur document important, mai ales dacă arhivarea lor nu s-a făcut într-un mod intuitiv şi uşor de gestionat.

Singura soluţie modernă este, în acest moment, digitalizarea. Să transformi rafturi întregi de documente în fişiere digitale pe care le poţi ţine în buzunar, pe un stick, pare o treabă pentru un magician. Cu toate astea, nu e nicio scamatorie în a te folosi de avantajele tehnologiei moderne pentru a-ţi elibera biroul de sub domnia hârţoagelor.

Beneficiile digitalizării documentelor într-o companie nu sunt de ocolit: mai mult spaţiu, eficienţă, analiză automată a datelor, productivitate crescută pentru angajaţi, timp câştigat şi, poate cel mai important, un impact redus asupra mediului. Ai la dispoziţie cel puţin cinci metode prin care poţi obţine toate aceste rezultate într-un timp scurt: 

1. Înlocuieşte hârtia cu aplicaţii digitale

Prima schimbare pe care trebuie să o faci ca să-ţi duci la îndeplinire misiunea de a-ţi elibera biroul este să înlocuieşti documentele pe hârtie cu documente în format digital.

Există multe servicii care permit digitalizarea activităţilor dintr-o companie, iar Google Docs este printre cele mai utilizate. Unul dintre marile avantaje ale acestui serviciu gratuit este faptul că permite mai multor angajaţi să lucreze simultan în acelaşi document. În plus, ştii mereu cine ce modificări a făcut, aşa că erorile pot fi identificate mult mai repede. Iar faptul că documentele sunt online înseamnă că ai acces la ele oriunde, oricând.

2. Digitalizează arhivele companiei

Dacă ai trecut recent printr-o relocare a sediului companiei, ştii deja câte fişete şi câte bibliorafturi pline cu documente s-au adunat în arhiva companiei.

Fie că este vorba despre actele de contabilitate sau despre cele ale departamentului de HR, e indicat să le digitalizezi pe toate. Poţi face asta cu un scaner sau, dacă nu vrei să investeşti în tehnică nouă, poţi folosi smartphone-ul. CamScanner, de exemplu, foloseşte camera video pentru a transforma imaginile luate cu camera foto în documente digitale PDF.

3. Automatizează extragerea datelor

Unii oameni se descurcă mai uşor să găsească documente vitale într-un vraf de sute de facturi sau de ordine de achiziţie decât într-o arhivă digitală. Însă aceștia sunt pe cale de dispariţie.

Nu e suficient să scanezi hârtiile importante ale companiei: informaţiile trebuie accesate cu uşurinţă. Poţi folosi un software de extragere automatizată a datelor din documentele PDF, cum este cel dezvoltat de compania românească UiPath. Datele extrase pot fi apoi analizate şi catalogate pentru a permite utilizarea lor în funcţie de specificul şi de nevoile companiei tale.

4. Mută prezentările în online

Un alt lucru pe care-l poţi face încă de la început este să înlocuieşti mapele de prezentare, de exemplu, cu variantele lor digitale.

Dacă ţi s-a întâmplat să printezi un top întreg de hârtie înaintea unei şedinţe importante, încearcă varianta unei prezentări online. Sunt multe servicii de acest gen pe piaţă, iar cele mai utilizate sunt Google Slides, Keynote (pentru utilizatorii de Mac-uri) sau chiar PowerPoint Online, pentru cei nostalgici. Prezentarea digitală poate fi trimisă şi pe e-mail, o soluţie mai elegantă faţă de dosarul cu şină.

5. Ia-ţi semnătura electronică

Cele mai multe companii româneşti încă lucrează cu facturi şi contracte pe hârtie, unde ştampila şi semnătura în chenar sunt principalele elemente de autentificare a unui document.

Dacă vrei să scapi de teancurile de hârtii indispensabile - până de curând - în lumea afacerilor, e recomandat să obţii un certificat de semnătură electronică. Acesta e util inclusiv pentru depunerea online a declaraţiilor la ANAF. Pe site-ul Comisiei Europene găseşti lista furnizorilor autorizaţi care pot oferi aceste servicii.

Nu este uşor să implementezi toate aceste soluţii în compania ta, însă efortul depus îţi va aduce beneficii care în timp se vor dovedi extrem de valoroase. Şi, dacă tot ai plecat pe drumul acesta, anunţă-i şi pe colaboratorii şi furnizorii tăi: digitalizarea este singura direcţie de dezvoltare care duce în viitor.

Sursa foto: Shutterstock